Les études s’appuient sur des dossiers, composés de nombreux documents. On retrouve, par exemple, les documents contractuels comme le DCE : documents de consultation des entreprises, les documents réglementaires comme les DTU : documents techniques unifiés, ou les documents techniques et commerciaux des constructeurs. Le DCE est composé de nombreux documents (CCTP, CCAP, plans, etc.) qu’il va falloir identifier. On pourra ainsi définir le rôle de chaque document du dossier, et éventuellement prévoir les documents manquants ou à obtenir.

À partir de chaque document, il faudra extraire les informations pertinentes qui vont nous permettre de répondre à notre problématique ou à notre demande. Cette pertinence est primordiale pour éviter de se surcharger d’informations inutiles ou de passer à côté d’informations essentielles. Ces informations devront alors être classées de façon méthodique ; on pourra ensuite les condenser sous forme d’un document structuré, permettant l’accès rapide et efficace à l’information.