Une lettre administrative est un document formel utilisé pour communiquer des informations officielles entre diverses institutions, administrations, ou entre un administré et une administration. Elle suit des règles strictes de forme et de contenu pour garantir clarté, respect et efficacité dans la communication. 

Objectifs de la lettre administrative

Les lettres administratives ont pour but de :

  • Formuler une demande (demande d’emploi d’un particulier à une administration) ;
  • Communiquer une décision ou une information (administration s’adressant à ses administrés dans le cadre du travail) ;

Exemples : Lettre circulaire d’un inspecteur d’académie aux chefs d’établissement qui dépendent de son académie.

                   Lettre d’un Proviseur de lycée aux parents d’élèves.  

  • Répondre à une sollicitation d’un administré ou d’un organisme.
  • Solliciter un appui de toute nature d’une institution, d’une administration dans le cadre d’une manifestation religieuse, politique, scolaire, etc.

Exemple : Le FOSCO d’un lycée qui écrit une lettre au maire de sa localité pour solliciter un appui précis pour l’organisation des journées culturelles du lycée.

Caractéristiques d'une lettre administrative

Puisqu’elle est adressée à une personne qui occupe une haute fonction dans une administration, et qui par conséquent dispose de peu de temps libre, la lettre doit être : 

  • Claire, sans ambiguïté, et aller à l’essentiel.
  • Élégante par son langage formel et respectueux.
  • Respectueuse des règles bien définies (mise en page, structure, etc.).

Structure d'une lettre administrative

Une lettre administrative suit généralement cette structure :

En-tête

Nom et adresse de l’expéditeur : Placés en haut à gauche de la page.

Nom et adresse du destinataire : En dessous, à gauche ou au centre de la page, avec la mention du titre (Monsieur, Madame, etc.).

Date et lieu : Dans le coin supérieur droit.

Objet

L'objet de la lettre résume succinctement son contenu. Il doit être précis pour que le destinataire sache immédiatement de quoi il s'agit.

Exemple d’objet : 

L’Inspecteur d’Académie de Matam écrit une lettre aux Proviseurs des lycées de son académie. Il met clairement : 

Objet : Déroulement des compositions du premier semestre.

  • Formule d’appel

Monsieur/Madame (suivi, si nécessaire, du titre ou de la fonction).

Exemple : Messieurs /Mesdames les Proviseurs 

  • Corps de la lettre

Le corps est structuré en paragraphes bien distincts :

* Introduction : Présentation du but de la lettre.

* Développement : Détails de l’objet de la lettre

* Conclusion : Résumé des actions attendues ou invitation à répondre.

* Formule de politesse

Il s'agit d’une formule de conclusion respectueuse, adaptée au destinataire.

Exemple : 

« Je vous prie d'agréer, Messieurs /Mesdames les Proviseurs, l'expression de mes salutations distinguées. »

Signature

La signature de l’expéditeur, suivie de son nom et éventuellement de sa fonction.

Conseils pour rédiger une lettre administrative

  • Utiliser un vocabulaire simple et claire, tout en respectant les conventions de politesse.
  • S'assurer que la lettre est bien structurée et cohérente.
  • Rester concis et éviter de trop détailler, sauf si nécessaire.
  • Vérifier l'orthographe et la grammaire avant l'envoi.

En résumé, une lettre administrative est un moyen de communication officiel qui doit suivre des règles strictes pour être efficace.